Software für kleine Bauunternehmen: Was zuerst?

Was zuerst? Eine Reihenfolge nach Nutzen und Risiko

1. Regieberichte und Bautagebuch am Handy: Hier fehlen auf Papier am häufigsten Stunden und Unterschriften, und damit Geld.
2. Zeiterfassung: Stunden je Mitarbeiter und Baustelle, für Lohnverrechnung und Nachkalkulation.
3. Rechnungen und Mahnwesen: Angebot, Teilrechnung, Schlussrechnung und Mahnung aus einem System, mit den Regeln für Bauleistungen.
4. Subunternehmer: Prüfung vor jeder Zahlung, ob die Auftraggeberhaftung greift, mit Nachweis.
5. Website mit Projekten und Anfrage: damit neue Bauherren Sie finden und vorher sehen, was Sie gebaut haben.
6. Kalkulation nach Leistungsverzeichnis und ERP: erst, wenn Ausschreibungen einen großen Teil Ihres Umsatzes ausmachen.

Die Reihenfolge ist eine Empfehlung aus der Praxis, keine Regel. Wo bei Ihnen die meiste Zeit verloren geht, zeigt der Digitalisierungs-Check in wenigen Minuten. Grundsätzliches zum Einstieg beschreibt der Ratgeber Digitalisierung: Wo anfangen?.

Bautagebuch und Regieberichte: der schnellste Gewinn

Ein Regiebericht, der am Abend aus dem Gedächtnis geschrieben wird, ist unvollständig. Einer, der verloren geht, wird gar nicht verrechnet. Digital entsteht der Eintrag auf der Baustelle: Stunden, Material, Fotos, Unterschrift des Auftraggebers am Handy, und das Büro sieht ihn am selben Tag. Was in einen Eintrag gehört und wie sich Bautagebuch, Tagesbericht und Regiebericht unterscheiden, beschreibt der Ratgeber Bautagebuch digital führen ausführlich. In Astra Craft Pro lassen sich Regieberichte und Fotoprotokolle mit eigenen Vorlagen, Unterschrift und PDF-Export abbilden, auch ohne Netz im Rohbau.

Der Nutzen zeigt sich bei der Abrechnung. Liegt jeder Regiebericht mit Unterschrift beim Auftrag, geht die Rechnung am selben Tag hinaus statt am Monatsende, und Diskussionen über Stunden enden mit einem Blick auf das Protokoll. Wichtig ist, dass die Vorlage kurz bleibt: Datum, Baustelle, Mitarbeiter, Stunden, Material, Fotos, Unterschrift. Ein Formular mit zwanzig Feldern füllt auf der Baustelle niemand aus. Starten Sie mit einer Vorlage und erweitern Sie sie erst, wenn Ihre Partien sie täglich nutzen.

Zeiterfassung: in der Betriebssoftware oder eigenständig?

Am Bau hängt an der Arbeitszeit mehr als die Lohnverrechnung: Regiestunden für den Auftraggeber, Nachkalkulation je Baustelle und die Meldungen an die BUAK. Was dabei aufzuzeichnen ist, von der Fahrt zur Baustelle bis zur Meldung von Teilzeitkräften, beschreibt der Ratgeber Arbeitszeit auf der Baustelle aufzeichnen. Zwei Wege sind üblich:

• In der Betriebssoftware: Astra Craft Pro erfasst Arbeitszeiten, Pausen und Abwesenheiten mit Stundenexport als PDF, und Regiestunden stehen im Protokoll beim Auftrag. Das passt, wenn Stunden direkt an Kunden verrechnet werden.
• Eigenständig: Astra Zeit ist eine Zeiterfassung mit PIN-Kiosk am Tablet, Urlaubsanträgen und Exporten als PDF, Excel und CSV für die Lohnverrechnung, um 70 € pro Monat für einen Standort mit beliebig vielen Mitarbeitern. Das passt für das Stempeln im Bauhof oder Büro. Für Projektzeiten mit Stundenabrechnung an Kunden ist Astra Zeit nicht gemacht.

Bei wenigen Mitarbeitern sind reine Pro-Kopf-Anbieter oft günstiger als eine Pauschale. Vergleichen Sie mit Ihrer tatsächlichen Mitarbeiterzahl; den Unterschied zwischen Terminal und App beschreibt der Ratgeber Zeiterfassung: Terminal oder App?.

Subunternehmer: Auftraggeberhaftung und HFU-Liste

Geben Sie Bauleistungen ganz oder teilweise an ein anderes Unternehmen weiter, haften Sie nach § 67a ASVG für dessen Sozialversicherungsbeiträge und Umlagen bis zu 20 % des geleisteten Werklohns. Die Haftung tritt mit jeder Zahlung ein, auch mit Teilzahlungen. Sie entfällt, wenn das beauftragte Unternehmen zum Zeitpunkt der Zahlung in der Gesamtliste der haftungsfreistellenden Unternehmen (HFU-Gesamtliste) geführt wird. Alternativ können Sie laut Unternehmensserviceportal 25 % des Werklohns, also 20 % Sozialversicherungsbeiträge und 5 % lohnabhängige Abgaben, einbehalten und gleichzeitig an das Dienstleistungszentrum bei der Österreichischen Gesundheitskasse überweisen.

Für die Software heißt das: Entscheidend ist der Stand am Tag der Zahlung, nicht am Tag der Beauftragung. Halten Sie bei jeder Zahlung an einen Subunternehmer fest, wann Sie die HFU-Liste geprüft haben und mit welchem Ergebnis, etwa als Vermerk mit Datum oder Ausdruck beim Auftrag. Eine automatische Prüfung der HFU-Liste hat Astra Craft Pro nicht; ob sich die Abfrage in Ihre Abläufe einbauen lässt, prüfen wir im Einzelfall. Im Zweifel klären Sie Details mit Ihrer Steuerberatung oder Lohnverrechnung.

Rechnungen: Was bei Bauleistungen anders ist

Erbringen Sie Bauleistungen an ein Unternehmen, das selbst mit diesen Bauleistungen beauftragt ist oder üblicherweise Bauleistungen erbringt, schuldet der Empfänger die Umsatzsteuer (§ 19 Abs. 1a UStG). Die Rechnung geht dann netto ohne Steuerausweis hinaus, mit Hinweis auf den Übergang der Steuerschuld und den UID-Nummern beider Seiten. Die Wirtschaftskammer nennt als mögliche Formulierung: „Die Steuerschuld geht gemäß § 19 Abs. 1a UStG 1994 auf den Empfänger über.“ Gegenüber Privatkunden gilt das nicht.

Prüfen Sie bei jeder Software, ob sie beide Fälle sauber abbildet: Rechnungen mit Umsatzsteuer an Private und Rechnungen mit Übergang der Steuerschuld an Bauunternehmen. Dazu gehören Teil- und Schlussrechnungen und ein Mahnwesen; Astra Craft Pro bietet drei Mahnstufen mit Verzugszinsen und Mahngebühren. Was Sie bei Mahnspesen beachten müssen, steht im Ratgeber Mahnwesen, Mahnspesen und Verzugszinsen. Arbeiten Sie für Bundesdienststellen, brauchen Sie zusätzlich e-Rechnungen im ebInterface-Format, die Craft Pro nicht erzeugt; mehr im Ratgeber e-Rechnung an den Bund.

Wann braucht es Kalkulation nach Leistungsverzeichnis?

Sobald Sie regelmäßig an Ausschreibungen teilnehmen, bei denen ein Leistungsverzeichnis elektronisch übergeben und ausgepreist wird, brauchen Sie eine spezialisierte Kalkulationssoftware, die die üblichen österreichischen Austauschformate lesen und schreiben kann. Das ist ein eigenes Fachgebiet mit etablierten Anbietern. Astra Craft Pro ist dafür ausdrücklich nicht gemacht. Für kleine Betriebe, die vor allem direkt für Bauherren, Hausverwaltungen und Generalunternehmer arbeiten, ist das oft nicht der erste Schritt. Ein vernünftiger Weg ist dann: Angebote mit Kapiteln und Positionen in der Betriebssoftware und Leistungsverzeichnisse nur dort, wo der Auftraggeber sie verlangt.

Website: Projekte zeigen, Anfragen mit Eckdaten bekommen

Bauherren vergleichen Baufirmen über gebaute Projekte. Eine Website mit echten Fotos, Umfang, Ort und Bauzeit überzeugt mehr als jeder Werbetext, und eine Anfrage, die Art des Vorhabens, Ort, Zeitraum und Budgetrahmen abfragt, spart Rückrufe. Für S.M.Ö Bau in Tulln und Wien haben wir eine Firmenwebsite mit Leistungsbereichen für Vollwärmeschutz, Altbausanierung und Holzbau, Projektseiten, Galerie und Projektanfrage direkt ins Postfach gebaut. Für den Wiener Generalunternehmer LS Top Bau eine Website mit Leistungen, Unternehmensvorstellung, Anfrageformular, Anruf mit einem Tippen und strukturierten Daten für die lokale Google-Suche. Baustellensoftware haben wir für diese Betriebe nicht entwickelt.

Eine Start-Website mit bis zu 5 Seiten kostet bei uns 1.490 € netto zum Festpreis, eine Firmenwebsite mit eigener Seite je Leistung ab 2.490 €. Mehr dazu auf der Seite Website erstellen lassen. Wie viele Anfragen Ihnen ohne eigene Leistungsseiten entgehen könnten, schätzt der Anfragen-Potenzial-Rechner mit Ihren Annahmen.

Überblick: Was kostet der Einstieg?

Wie diese Bausteine über drei Jahre im Vergleich zu anderen Angeboten aussehen, rechnet der Software-Kostenvergleich. Einen Überblick über Websites und Software für die Branche gibt die Seite Bau und Baugewerbe.

Ihr nächster Schritt

Schicken Sie uns einen Regiebericht und einen Stundenzettel aus der letzten Woche über das Anfrageformular, dazu die Zahl Ihrer Mitarbeiter und Subunternehmer. Sie bekommen eine schriftliche Einschätzung, womit Sie anfangen sollten, ob Craft Pro und Astra Zeit reichen oder eine eigene Lösung besser passt, mit Preisrahmen.